Большинство бизнес-мероприятий и конференций не обходится без обеденного перерыва, кофе-брейка. Для организатора важно правильно обслужить гостей и участников события. Важный элемент встречи нельзя пускать на самотек.

Что представляет собой кейтеринг

Рестораны предлагают клиентам новые услуги, среди которых есть и кейтеринг https://a-ces.com.ua/ru/kejtering/. Данный вид сервиса означает организацию выездных мероприятий. Это несколько отличается от работы курьерской службы. Там выполняется подвоз продуктов или готового обеда по указанному адресу.

В случае с кейтерингом, организаторы не только выполняют доставку, но и выполняют сервировку стола, декорируют место обеда. Быстрая доставка и полное сопровождение банкета. Именно это повышает спрос на услугу.

Как создать идеальное мероприятие

Если речь заходит о конференции, то наряду с поиском докладчиков, приглашения гостей, подбора зала для мероприятия, следует побеспокоиться о наличии питания. Тематическая встреча – непростое задание для организаторов. Чтобы слушатели вынесли из лекции нужную информацию, заинтересовались компанией, необходимо уделить время массе деталей. 

Если мероприятие проводится на свежем воздухе, то нужно удвоить усилия, поскольку конференцию подобного рода организовать нелегко. Не нужно путать масштабное мероприятие с домашним пикником. Выезжая на природу с семьей, используются обычные контейнеры, еда на протяжении дня может обветриться и выглядеть не привлекательно. Но это мало кого волнует.

Для делового мероприятия такое недопустимо. Организатор должен контролировать состояние пищи на столах, беспокоиться о ее внешнем виде. Гости могут быть крайне требовательны. Поэтому, чтобы не испортить общую картину, нужно заботиться о закусках, их презентабельности.

На что обратить внимание при проведении

Кейтеринг – услуга далеко не новая. Но только недавно стала использоваться широкомасштабно. С ее помощью можно провести праздник, деловую конференцию. Выбор угощений зависит от:

● длительности мероприятия;

● бюджета, который допустимо потратить;

● место проведения мероприятия.

Для событий, которые растягиваются на несколько дней, просчитывается периодичность подачи выбранного меню, в том числе и полноценный обед. Для несколько часовых мероприятий можно обойтись маленькими перерывами, с минимальным набором закусок.

 Серьезные научные конференции, как правило, не проводятся на открытом воздухе, поскольку здесь иная атмосфера подачи информации. Требуется использование специального оборудования:

● проекторы;

● колонки;

● аудиосистема.

В местах большого сбора людей нужно обеспечить достаточную вентиляцию воздуха, при необходимости – обогрев помещения. К питанию на таких мероприятиях особые требования. И в этом случае кейтеринг – лучший выбор для организаторов. Компания, осуществляющая оформление столов, подготовит вкусную еду, осуществит ее подачу, своевременно наведет порядок. Организаторы могут полностью сосредоточиться на тематике события, качестве подачи информативной стороны.

Последовательность организации

Выезд ресторана на период проведения конференции будет кстати. Рестораторы обеспечат сопровождение мероприятия своевременной подачей блюд. Все свежее. Главная задача специалистов кейтеринга создать впечатление, будто прием пищи проходит в ресторане. Не лишним будет декорирование столов ледяными фигурами, выполненными в тематике конференции. Или дизайн карвинга – красивая нарезка фруктов и овощей.

Ресторан, который организует питание на мероприятии, проводит своеобразную рекламу своего заведения. Именно поэтому организаторы имеют возможность получить скидки от него.

Когда тема события, докладчики, помещение уже выбраны, необходимо задуматься о питании на конференции. Выбирать заведение, которое организует кейтеринг, нужно не только по личным вкусовым предпочтениям. Важно изучить особенности питания гостей. Учитывать абсолютно всех гостей не получиться. Но главных приглашенных посетителей – обязательно.

Если времени на изучение гастрономических пожеланий гостей нет, можно воспользоваться комбинированным меню. Для этого достаточно заказать несколько столов:

● вегетарианский;

● японскую, грузинскую, итальянскую кухню.

Еще один момент – гости могут перенасытиться, и перестать вникать в суть тематики мероприятия. Для этого нужно организовать легкое меню, лучше, если это не шведский стол, а порционная подача. Таким образом все будут сыты, и не потеряют нить информации от докладчиков.

Также в планировании нужно учесть послеобеденное состояние посетителей. И оставить на этот период больше видеоматериалов. Использовать время для контакта с аудиторией: ответить на вопросы, которые интересуют слушателей. Таким образом гостям будет интереснее проводить время.

Подачу напитков нужно обеспечить беспрепятственно. Расставить на столах воду: с газом и без него. Сладкие соки, газировку лучше не предлагать, особенно в летнее время. Исключение составляет полноценный обед, где компоты могут стать прекрасным завершением трапезы. 

Почему стоит доверить организацию банкета профессиональному ресторатору? Для этого есть ряд причин:

● индивидуальная разработка меню для клиентов;

● выгодные условия сотрудничества;

● высокое качество обслуживания;

● грамотная работа персонала;

● уровень проведения.

Провести мероприятие сложно. Если организатор пользуется услугами агентства, координируя течение дел, то ему обязательно будет предложено организовать кейтеринг. Это важный вопрос, который не всегда можно решить за несколько минут. Как правило, агентства по организации конференций имеют несколько вариантов оформления столов и заведений, которые предлагают разнообразное меню.

Если своего ресторана на примете нет, стоит воспользоваться предложением и выбрать подходящий объект питания. В соответствии с этим необходимо выбирать место проведения конференции: выбрать зал, где есть отдельная столовая или место для размещения фуршетного стола.